Bien que gratifiante et intéressante, la gestion d’un hôtel n’est pas de tout repos. Et ce, surtout si vous êtes seul à vous en occuper. Son succès exige une organisation impeccable ainsi qu’une grande polyvalence et une grande flexibilité de votre part. Vous devez maîtriser tous les postes que la gestion hôtelière implique (accueil des clients, gestion de la réservation, marketing, entretien…) pour assurer une pleine et entière satisfaction à vos clients, mais aussi pour assurer la pérennité de votre activité. Au travers de cet article, je vous propose de découvrir quelques astuces pour faciliter le management de votre hôtel.
Aidez-vous de la technologie pour une gestion simplifiée et plus efficace de votre hôtel
La gestion d’un hôtel implique plusieurs tâches dont il faut s’acquitter quotidiennement pour assurer le bon fonctionnement de l’établissement. Si vous êtes un hôtelier indépendant, vous devez prendre en charge tout seul l’accueil des clients, la réservation et les différentes autres tâches administratives, dont la comptabilité, le marketing et la communication pour promouvoir votre hôtel, son entretien ainsi que sa sécurité. Autant de tâches qui méritent une grande attention et dont la moindre négligence peut porter de grands préjudices aux clients, mais aussi et surtout à la réputation de votre hôtel.
Pour éviter d’être submergé par toutes ces obligations et limiter tout risque d’erreur ou d’oubli, il est vivement recommandé de recourir aux outils technologiques dédiés à la gestion hôtelière. Ils sont pensés pour faciliter la gestion de votre établissement à différents niveaux.
Les systèmes de gestion hôtelière
Plus communément appelé PMS (Property Management System), un système de gestion hôtelière est un outil informatique qui a pour objectif principal de simplifier la gestion de tous les aspects des activités de votre hôtel afin d’offrir une expérience agréable, sans aucune fausse note, à vos clients. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion d’hôtel pour gagner du temps, car il vous permet d’automatiser certaines tâches chronophages telles que les enregistrements des arrivées et des départs, l’attribution des chambres, la facturation…
Au-delà de ses fonctions de réception, ce type d’outil intègre de nombreuses autres fonctionnalités (gestion de l’entretien et de la maintenance, de la comptabilité, de la restauration…) et fournit des statistiques utiles comme le nombre restant de chambres disponibles, le taux d’occupation de l’hôtel, le taux de satisfaction des clients…
Le channel manager
Le channel manager ou gestionnaire des canaux est un logiciel spécifiquement conçu pour la gestion de la réservation, qui est l’un des postes les plus importants pour faire tourner efficacement un hôtel et garantir sa rentabilité. Il s’agit d’un outil informatique organisationnel qui fait office d’interface entre votre logiciel de gestion hôtelière (PMS) et les différents canaux de réservation à votre disposition.
Par canaux de réservation, j’entends toutes les plateformes depuis lesquelles les clients peuvent réserver une chambre chez vous, c’est-à-dire les appels téléphoniques, votre adresse mail, le site web de votre hôtel, vos pages sur les réseaux sociaux, les sites d’agences de voyages ainsi que les sites de métarecherche.
Le channel manager vous permet de synchroniser tous les calendriers de ces canaux avec celui de votre PMS, vous évitant ainsi les doubles réservations qui peuvent nuire à la satisfaction des clients.
Le logiciel de caisse hôtelier
Un logiciel de caisse hôtelier est un outil qui vous permet de faciliter les transactions financières entre votre établissement hôtelier et les clients. Et ce, que la transaction soit faite pour la réservation des chambres, dans le restaurant et/ou le bar de l’hôtel ou encore dans la boutique de souvenirs. Il peut donc vous être d’une grande aide pour tout ce qui est facturation.
Déléguez certaines tâches
Si vous vous sentez encore débordé, même avec l’aide d’outils technologiques, n’hésitez pas à déléguer les tâches que vous avez du mal à faire correctement.
L’entretien et la maintenance
Dans l’hôtellerie, la propreté est un critère sur lequel aucune concession n’est acceptable. En effet, pour le confort et le bien-être des clients, les chambres, mais aussi toutes les infrastructures que propose l’hôtel doivent être parfaitement propres et bien entretenues.
Si vous n’arrivez pas à vous acquitter de cette tâche correctement, mieux vaut la déléguer à un prestataire. Faites appel à quelqu’un de sérieux qui a de l’expérience dans le domaine et qui pourra vous garantir un entretien et une hygiène impeccables de votre établissement.
Cette démarche peut vous engendrer des frais supplémentaires, mais elle vous assure la satisfaction des clients. Et comme le dit l’expression : des clients satisfaits sont des clients fidèles. Vous pourrez par ailleurs affecter le temps que vous gagnez à ne plus vous occuper de ces tâches à d’autres tâches que vous maîtrisez.
Le marketing digital
Comme dans toute entreprise, il est aujourd’hui indispensable pour un hôtel d’être présent sur internet. Et pour cause, la grande majorité des clients se renseigne aujourd’hui en ligne avant de procéder à une réservation qui se fait également de plus en plus en ligne. Vous devez donc absolument travailler votre visibilité sur le web pour vous faire connaître auprès du grand public et tenir face à la concurrence intense qui règne actuellement dans le secteur de l’hôtellerie.
Dans cette optique, si toutes les tâches qui vous incombent dans la gestion de votre hôtel ne vous permettent pas de faire la promotion de votre établissement sur internet, l’idéal est de confier cette tâche à un professionnel. Cette option est également à envisager si vous n’avez pas les compétences suffisantes en matière de marketing digital.
Votre prestataire pourra, en fonction de la capacité d’accueil de votre établissement et de vos objectifs, mettre en place les stratégies les plus adaptées pour que vous puissiez afficher complet le plus souvent possible. Concrètement, il pourra vous aider à concevoir un site web attractif, à optimiser votre site pour qu’il soit visible dans les sites de recherche, à animer vos pages sur les réseaux sociaux…