Comment organiser un séminaire d’entreprise réussi ?

Quel que soit votre secteur d’activité ou la taille de votre structure, vous aurez certainement besoin d’organiser un séminaire d’entreprise. Qu’il s’agisse de fédérer vos équipes, de motiver vos collaborateurs ou encore d’en accueillir de nouveaux, sa réussite passe par une bonne organisation.

Séminaire d’entreprise : pourquoi ? Pour qui ?

Ce temps fort convivial dans la vie d’une entreprise s’avère très utile en période de crise où les collaborateurs ont parfois tendance à perdre leur motivation. Véritable outil de management, un séminaire est même considéré comme un investissement pour l’avenir. Il vise à ajouter une « dose d’humain » au travail quotidien, à créer une atmosphère agréable favorisant le dépassement de soi et peut soigner votre réseau professionnel. Avant de savoir comment organiser un séminaire d’entreprise, il faut d’abord savoir à qui il est destiné et avoir une parfaite connaissance de vos objectifs.

Vous voulez rappeler à vos commerciaux les forces à cultiver en priorité pour devenir des vendeurs d’exception ? Un séminaire est un bon moyen de les booster. Vous souhaitez que les cadres dirigeants de vos filiales à l’international et vos prestataires majeurs échangent sur des thématiques axées sur l’innovation et le développement de votre groupe ? Un séminaire en mode brainstorming sans pression est idéal. Vous souhaitez que vos équipes de développeurs apprennent à mieux se connaître pour mieux collaborer ? Un séminaire en mode team building sera parfaitement adapté. Tout est envisageable sur le fond comme sur la forme selon la cible. Les objectifs sont multiples et peuvent même être combinés mais les étapes pour l’organiser sont similaires.

Organisation d’un séminaire d’entreprise : les étapes incontournables

Idéalement, un séminaire doit être perçu comme un cadeau de l’entreprise et être en adéquation avec vos valeurs. Pour le réussir, vous devez vous poser les bonnes questions et ce sont vos réponses qui vont faciliter sa préparation. Attention, ne passez pas aux étapes suivantes sans avoir bien défini votre cible et vos objectifs.

Quelle est votre thématique ?

Elle doit être claire, si possible limitée, accessible et intéressante pour tous les participants et doit répondre à vos objectifs. Ne partez pas dans tous les sens sous peine de risquer de brouiller le message. L’idéal est de proposer un séminaire mixte travail/loisir sur une problématique bien définie. Pour le versant ludique, choisissez également une activité adaptée au groupe. Évitez de proposer de la varappe ou du base-jump si la majorité des participants sont proches de la retraite… mais tout est possible !

Quel est votre budget ?

Inutile de perdre du temps à imaginer un séminaire d’entreprise à l’autre bout du monde si votre budget est limité ! Une parfaite connaissance du montant à votre disposition vous permettra de choisir plus facilement une destination, un lieu, une durée et les prestations selon le nombre de participants. Pas de stress, une journée accrobranche ou un week-end dans un chalet authentique à quelques kilomètres du bureau laissent parfois des souvenirs inoubliables à vos équipes. Le tout est de changer de cadre et de sortir de la routine quotidienne !

Quand organiser votre séminaire ?

Fixer la date d’une réunion, d’un event et encore plus d’un séminaire sur plusieurs jours est toujours compliqué. Afin que tous les invités puissent être présents, il faudra penser à tout (vacances scolaires, week-ends prolongés…). Attention, les salariés ayant des enfants ne pourront pas forcément se libérer pendant plusieurs jours. Afin de réunir tous les suffrages, le responsable de l’organisation pourra par exemple proposer plusieurs dates au choix.

Quel lieu de séminaire choisir ?

Votre budget, la date sélectionnée, le nombre de participants, la durée du séminaire mais également le type d’activité souhaité sont autant de paramètres qui orientent le choix du lieu. Il doit surtout être original, faire rêver ou intriguer (château, bateau, Parc Astérix…) et être adapté à vos invités (type d’hébergement, mode de restauration…). L’espace sélectionné pour un séminaire festif visant à récompenser les bons chiffres réalisés par une équipe sera différent d’un séminaire studieux nécessitant une concentration totale. Pensez également à son accessibilité, sans quoi il faudra prévoir un moyen de transport pour amener vos équipes sur place et à ce qu’il ne soit pas trop éloigné.

Le Must : un séminaire au vert…

Pourquoi ne pas choisir un environnement dépaysant qui fera sortir vos collaborateurs de leurs bureaux tout en leur permettant de décompresser ? Quoi de mieux que la nature source de bien-être pour booster leurs sens, leur réceptibilité et leur créativité ? Un séminaire d’entreprise au vert a un pouvoir vivifiant exceptionnel. Il facilite les interactions et permet une multitude d’activités enrichissantes en marge des réunions et interventions plus formelles. C’est 100 % bénéfice sur vos équipes qui repartiront revigorées, rechargées d’une belle énergie positive et surtout prêtes à redoubler d’efforts dès leur retour au bureau.

Il ne vous reste plus qu’à préparer un planning et à envoyer les invitations (avec/sans programme détaillé qui pourra être remis le jour J). Pensez à faire un rétroplanning des tâches à réaliser (visite des lieux, versement de l’acompte, tests divers sur place, mail de rappel des consignes ou éventuel dress code…). L’idéal est de prévoir également un plan B en cas d’éventuel gros souci… Et pour que le séminaire suivant soit encore plus efficace, n’oubliez pas de faire un bilan post-event (avis des participants, bilan financier…). Savez-vous qu’un séminaire original partagé sur les réseaux (LinkedIn, Twitter…) est également une belle opportunité pour faire le buzz et attirer de nouveaux talents ? Profitez-en !