De nos jours, la majeure partie de la population planétaire utilise le courriel ou courrier électronique, pour rester en contact. En effet, ce moyen permet la correspondance écrite instantanée entre deux personnes ou deux sociétés. Dans ce dernier volet, la rédaction d’un email doit respecter certains principes.
Les correspondances professionnelles par Internet sont basées sur certaines règles, comme elles l’étaient du temps du courrier postal. Les lignes suivantes vous en donnent dix, pour ne plus écrire n’importe comment.
La présentation
La première impression semble toujours bonne : ce constat effectué dans le réel fonctionne également dans le virtuel. Vous devez par conséquent soigner les apparences de votre courrier électronique, qui vous représente auprès du destinataire. Une dizaine de conditions suffisent pour augmenter vos chances et renforcer votre crédibilité dans une correspondance professionnelle.
En premier point, choisissez une adresse de courrier électronique qui prouve le sérieux de votre statut. Évitez de ce fait les noms de domaine populaires comme Yahoo ou Gmail, entre autres. L’idéal contiendrait vos prénom et nom, votre société et l’extension pour votre pays, par exemple jeandupont@sociétéfrançaise.fr.
Deuxièmement, une adresse e-mail professionnelle doit se terminer par une signature de la même classe. Elle se compose de quelques éléments importants : votre nom, prénom et titre, numéro de téléphone et adresse e-mail. Ces deux à trois lignes suffisent, en plus du logo de votre enseigne.
Un format de texte classique
Les plateformes de courriel actuelles offrent des fonctionnalités qui permettent toutes les fantaisies. Mais pour rester dans le domaine professionnel, le troisième point consiste à adopter un formatage simple. Oubliez les différents types et tailles de police, et optez pour des caractères lisibles, qui favoriseront une compréhension rapide.
Au plus, vous pouvez vous servir de certains attributs comme l’italique, le gras ou le souligné pour valoriser une idée. Par contre, évitez les styles ou les fonds trop colorés, qui risquent de distraire le lecteur.
La longueur
Faute de temps, peu de personnes sont enclines à lire des pages d’écriture dans le domaine professionnel, sauf par obligation. Au plus, la plupart des destinataires se contentent de survoler le contenu, au risque de rater des détails importants. Heureusement, il est possible d’éviter que votre courriel soit mal compris ou occulté.
Le quatrième point concerne la solution à ce problème, et se rapporte à la ligne d’objet. Oubliez les longues phrases, qui peuvent pousser le destinataire à ignorer votre envoi. Écrivez plutôt trois ou quatre mots simples et précis, qui susciteront sa curiosité et l’encourageront à ouvrir l’e-mail.
Cette étape vous mène ensuite au cinquième point, qui a trait au corps de la correspondance proprement dite. Apprenez à rédiger de manière claire et concise, afin que votre correspondant ne regrette pas d’avoir ouvert votre message. Pensez que comme vous, il reçoit peut-être aussi une centaine de courriers électroniques.
Astuces pour alléger le corps de texte
Personne n’a l’envie de lire un e-mail trop long, ou avec des paragraphes trop chargés. Afin de limiter la taille de vos blocs de texte, allez directement à l’essentiel. Une manière d’aérer vos écrits consiste à utiliser des paragraphes, constitués de deux à trois phrases environ.
Après avoir tout écrit, une relecture vous permettra d’éliminer les mots, phrases ou paragraphes superflus. Au besoin, vous pouvez regrouper certaines idées par thème, et les envoyer dans des messages différents.
Le contenu
Lorsque vous avez bien compris l’importance du visuel, il est temps de passer à la teneur du courriel lui-même. Le plus important consiste à réussir à faire passer votre message, de manière claire et rapide. Vous éviterez ainsi de tourner autour du pot, ou de passer à côté de l’objet principal du mail.
Le sixième point intervient à ce stade de la rédaction. Pour rester totalement professionnel, exprimer les idées ne signifie pas manquer de respect, ou placer le destinataire sur un piédestal. En maintenant un style de rédaction simple, mais bien structuré, vous réussirez à maintenir l’attention du lecteur.
Une règle d’écriture importante intervient ensuite au septième point. Un lecteur sera plus à l’aise avec un texte propre, c’est-à-dire sans faute d’orthographe ni de grammaire. Nul n’est infaillible, n’hésitez pas à prendre le temps de compulser un correcteur en ligne au besoin.
Finir en beauté
Après avoir aligné tous vos arguments, le huitième point vous apprend comment conclure votre courriel. Avec un petit résumé des idées essentielles, introduisez subtilement une phrase qui conduira le destinataire à répondre. Vous pouvez demander des commentaires, requérir des informations en retour, ou demander un rendez-vous.
Dans tous les cas, l’aspect diplomatique de votre expression doit se ressentir tout au long de l’e-mail. Votre façon d’écrire permet à votre lecteur de vous percevoir. En optant pour une rédaction sans fioritures, vous avez plus de chance d’obtenir une suite.
Les formulations
Pour donner au contenu la possibilité d’être lu et pris en compte, le neuvième point vous montre comment faire. Il s’agit de la formule d’accroche, que vous devez personnaliser en fonction du destinataire. Évitez les mots génériques, du genre « Cher Monsieur… », « Chère Madame » qui ne valorisent pas le destinataire.
Par contre, en vous adressant à une personne comme si vous la connaissiez bien, vous éliminez déjà une certaine distance. Les formulations « Cher Nom », par exemple, assurent cet objectif. Vous pouvez programmer cette introduction sur certaines plateformes, comme pour configurer Outlook.
La formule de politesse
Comme pour l’entrée, la partie finale du mail doit mettre en valeur votre destinataire. Abandonnez définitivement la formulation standard, au profit de la personnalisation. En dixième point, sautez sur une occasion ou un contexte précis concernant le lecteur, pour montrer que vous vous intéressez à lui.
Les styles comme « Je vous remercie d’avance » ou « J’apprécie votre… » sont les plus efficaces, pour leur double sens. D’un côté, ils indiquent votre reconnaissance envers le destinataire. D’un autre, ils le poussent indirectement à accéder à votre demande, parce que vous avez « déjà » dit merci.
Bilan
L’e-mail s’utilise aujourd’hui sans modération. Revoir son style de rédaction peut cependant payer, lorsque vous devez envoyer un courriel professionnel. Un courrier électronique dans les règles de l’art vous permettra d’atteindre votre objectif.
Même si vous êtes doué en langue française, les époques changent. Les formulations performantes il y a cinq ans sont maintenant dépassées. Des sites spécialisés vous aident à rester à la page, en vous fournissant les derniers conseils qui fonctionnent.