Définition d’un logiciel ERP ?
ERP est un sigle anglais qui signifie « Enterprise Ressource Planning ». En français, il peut se traduire par l’acronyme PGI ou Progiciel de Gestion Intégrée. Un logiciel ERP est donc un outil informatique qui contribue à la gestion des processus opérationnels d’une entreprise. Il se compose d’applications informatiques (encore appelées modules) indépendantes, mais reliées à une base de données spécifique et commune.
Ainsi, grâce à la multitude de fonctionnalités dont il dispose, l’ERP offre aux dirigeants des données fiables, en temps réel. Il est essentiel pour l’Optimisation des processus de votre entreprise, car il aide dans divers domaines, notamment la planification, la gestion des stocks, la comptabilité, les ressources humaines, etc. Avec un ERP, le temps de traitement des données est aussi réduit, tandis que les flux d’informations sont plus simples et rapides, facilitant la communication interne de l’entreprise.
Quelle est la différence entre un CRM et un ERP ?
Contrairement à l’ERP qui gère la totalité des paramètres de votre entreprise, le CRM se focalise uniquement sur la gestion de la relation client. Un logiciel CRM permet à l’entreprise de conserver et analyser toutes les données liées aux clients (potentiels ou actuels). Cela permet d’améliorer les processus de vente. Parmi les tâches dont le CRM se charge, et qui conduisent à Accroître les ventes, il y a :
- la conservation des informations clients, notamment les historiques de leurs commandes
- la gestion automatisée des campagnes marketing
- l’identification des clients potentiels
- l’automatisation des services clients
- l’analyse des décisions d’achats pour déterminer quels produits se vendent mieux, etc.
Le CRM facilite aussi l’échange d’informations entre les membres de votre équipe de vente.
Quelles sont les principales utilisations d’un ERP ?
L’ERP est un outil précieux qui centralise toutes les informations de gestion de l’entreprise dans un système unique. Il favorise particulièrement la Réduction des coûts de production. Pour ce faire, il est utilisé pour les fonctions suivantes :
- gestion comptable et financière (budget, trésorerie, comptabilité générale et analytique, contrôle de gestion, etc.)
- gestion commerciale (échanges avec les fournisseurs et les clients)
- gestion des stocks (entreposage, transport et logistique, etc.)
- gestion des ressources humaines (management, recrutement, paie, formation, note de frais, etc.).
L’ERP contribue donc à un gain en productivité, grâce à la qualité des informations qu’il donne. Il permet aux dirigeants d’avoir une vision générale de l’état de l’entreprise, facilitant ainsi les prises de décisions.
Avantages et inconvénients d’un ERP en local et en cloud
L’utilité de l’ERP n’étant plus à démontrer, il faut se demander sur quel support il peut être greffé. En effet, l’efficacité du PGI dépend fortement du système auquel il est associé. Généralement, le choix se fait entre un ERP local et un ERP cloud.
L’ERP en cloud (dans le nuage) désigne une solution ERP hébergée sur un serveur distant, par le fournisseur. Celui-ci propose alors les services afférents à son logiciel sous forme d’abonnement payé à la demande. L’ERP local quant à lui est installé directement sur les serveurs au sein de l’entreprise.
Il existe des différences notables entre ces deux possibilités d’installation, qui font que le système d’installation d’ERP en cloud est très souvent recommandé. Les avantages de l’ERP en cloud sont liés aux points suivants.
La sécurité
Le système retient en mémoire les données essentielles et sensibles de l’entreprise (données clients, secrets de production ou secrets commerciaux, etc.) Celles-ci sont moins sécurisées, si elles sont conservées sur un serveur physique au sein de l’entreprise. En effet, celui-ci peut être endommagé, entraînant ainsi la perte de données capitales.
Avec l’ERP cloud, les risques sont considérablement moins élevés. Les serveurs distants sont protégés par de multiples protocoles sécuritaires, ainsi que par le chiffrement des données. Il existe, par ailleurs, des protocoles de sécurité, pour la récupération des données en cas de problème.
L’installation du système ERP
Contrairement aux ERP cloud qui sont installés par les concepteurs directement dans le nuage, l’installation des ERP locaux nécessite l’effort d’une grande équipe d’informaticiens. Ceci peut entraîner une augmentation des coûts.
Par ailleurs, ce type de système local limite l’accessibilité aux fonctionnalités de l’ERP, à des postes fixes. Au contraire, avec un ERP cloud, vos données seront accessibles depuis n’importe où et à partir de terminaux variés.
Les mises à jour
Contrairement aux ERP locaux, les systèmes en cloud sont fréquemment mis à jour, compte tenu de leur connexion quasi permanente à internet. Ils sont donc en constante évolution, et s’adaptent mieux à la croissance des entreprises.
Le prix
Un ERP local est généralement vendu avec une licence permanente unique, ainsi que des frais de support continus. Combinés avec les frais d’installation des infrastructures nécessaires, ces éléments rendent le coût d’investissement très élevé pour l’ERP local.
Les solutions en cloud sont quant à elles plus intéressantes, dans la mesure où elles ne nécessitent pas beaucoup d’infrastructures. Cela permet à leurs concepteurs de proposer des tarifs plus abordables, qui se déclinent sous forme d’abonnements mensuels ou annuels. Les fournisseurs de ces logiciels ERP peuvent réduire davantage les tarifs en fonction d’éléments comme la quantité de données traitées, le nombre d’utilisateurs, la quantité des transactions effectuées, etc.
Comment intégrer un logiciel ERP dans son entreprise ?
L’intégration d’un logiciel ERP est une procédure délicate qui nécessite le respect d’étapes clés.
- La première étape est la préparation du projet.
Durant cette étape, il est conseillé de procéder à un audit profond de l’entreprise afin de déceler les véritables besoins de celle-ci. Ensuite, il faut déléguer à une équipe constituée avec soin, la mission de réaliser cette intégration. Celle-ci travaille en étroite collaboration avec la direction, pour faire coïncider la vision à long terme de l’entreprise et les objectifs du projet d’ERP. L’équipe doit rédiger un cahier des charges précis en ce qui concerne les attentes liées au fonctionnement de l’ERP.
- La seconde étape consiste à choisir votre solution ERP.
Les concepteurs d’ERP sont nombreux sur le marché et leurs solutions sont toutes très intéressantes. Veillez à choisir un ERP qui remplit entièrement votre cahier des charges. Vous devrez aussi choisir entre une installation locale ou dans le cloud. Il est recommandé de se renseigner auprès de divers intégrateurs pour faire un choix plus objectif.
- La dernière étape est le déploiement de l’ERP.
À ce stade, l’outil doit être mis à la disposition de tous les utilisateurs, et des phases de paramétrages, de formation et de tests doivent être lancées. Il est important que l’équipe dédiée au projet d’intégration soit à l’écoute des utilisateurs pour recueillir leurs avis et doléances. Cela permet de calibrer l’ERP et d’améliorer son efficacité.